N°56 | Recruter en officine sans perdre des heures : la méthode et la grille prête à télécharger

Recruter un pharmacien, un préparateur ou un autre membre de l’équipe peut rapidement devenir chronophage. Entre la rédaction de l’annonce, le tri des candidatures, les premiers échanges et les entretiens, les heures s’accumulent. Pourtant, une organisation simple permet d’avancer plus vite et surtout de comparer les candidats sur des critères réellement utiles pour l’officine.

Dans ce numéro, Fidoriphie propose une méthode structurée, une check-list pratique et une grille d’entretien Excel prête à utiliser pour préparer les premiers entretiens sans repartir de zéro à chaque recrutement.

Télécharger la grille d’entretien excel de fidoriphie

1. Commencer par définir le besoin réel de l’officine

Avant de publier une annonce, il est essentiel de préciser ce que l’officine recherche réellement. Le poste ne se résume pas à un intitulé. Il faut déterminer le nombre d’heures, les jours travaillés, les contraintes de planning, le niveau d’autonomie attendu et les missions complémentaires qui pourront être confiées au futur salarié.

poste recherché et diplôme nécessaire ;
CDI, CDD, remplacement ou contrat d’apprentissage ;
temps plein ou temps partiel ;
volume horaire proposé ;
samedis, dimanches et jours fériés de garde ;
date de prise de poste souhaitée ;
missions indispensables dès l’arrivée ;
missions pouvant être apprises progressivement.

Cette étape évite de recevoir de nombreuses candidatures incompatibles avec le planning ou avec les besoins opérationnels de l’équipe.

2. Utiliser une check-list avant les premiers entretiens

Une première sélection peut être réalisée à partir de quelques éléments simples. L’objectif n’est pas d’écarter trop rapidement un bon profil, mais de vérifier les prérequis avant de consacrer du temps à un entretien complet.

La check-list de présélection

le diplôme correspond-il au poste ?
l’inscription à l’Ordre est-elle vérifiable lorsqu’elle est nécessaire ?
la date de disponibilité est-elle compatible avec le besoin ?
le nombre d’heures souhaité correspond-il au poste proposé ?
les contraintes de planning sont-elles compatibles avec celles de l’officine ?
le candidat accepte-t-il les samedis ou les gardes prévus ?
le niveau d’expérience correspond-il au degré d’autonomie attendu ?
les prétentions salariales ont-elles été abordées ?

Ces questions peuvent être posées lors d’un échange téléphonique court. Elles permettent de réserver les entretiens approfondis aux profils qui disposent d’une réelle compatibilité avec le poste.

3. Structurer le premier entretien

Un entretien non préparé conduit souvent à une discussion intéressante, mais difficile à comparer avec les suivantes. Les mêmes thèmes doivent être abordés avec chaque candidat afin de conserver une base commune.

Les informations générales

poste et type de contrat recherchés ;
date de disponibilité et durée du préavis ;
temps de travail et nombre d’heures souhaités ;
prétentions salariales ;
contraintes horaires connues ;
disponibilités selon les jours de la semaine.

L’expérience et l’autonomie

Le nombre d’années d’expérience donne une première indication, mais il ne suffit pas. Deux candidats ayant travaillé pendant la même durée peuvent avoir exercé des missions très différentes. Il est donc utile d’évaluer concrètement leur autonomie sur les tâches rencontrées dans l’officine.

délivrance et conseil ;
réception et contrôle des commandes ;
gestion des promis et des manquants ;
gestion des stocks et des périmés ;
tiers payant ;
passage et suivi des commandes ;
merchandising et mise en rayon ;
vaccination et dépistage, lorsque le candidat est habilité ;
encadrement d’un apprenti ou accompagnement d’un étudiant ;
intégration d’un nouveau salarié.

Pour chaque mission, une évaluation simple peut être utilisée : autonome, à accompagner ou non pratiquée. Cette méthode donne une vision beaucoup plus précise des besoins d’intégration.

4. Identifier les missions qui peuvent renforcer l’équipe

Le recrutement permet aussi de rechercher une compétence complémentaire. Le candidat peut avoir une appétence particulière pour la dermocosmétique, le conseil, la phytothérapie, la micronutrition, l’orthopédie, le merchandising, la vaccination ou l’encadrement.

Trois questions permettent généralement d’y voir plus clair :

Dans quel domaine êtes-vous déjà autonome ?
Quelle compétence souhaiteriez-vous développer ?
Quelle mission complémentaire aimeriez-vous prendre en charge dans l’officine ?

Ces réponses aident à mesurer ce que le candidat peut apporter immédiatement, mais aussi la manière dont il pourra évoluer dans l’équipe.

5. Poser les mêmes questions courtes à chaque candidat

Les questions standardisées facilitent la comparaison sans transformer l’entretien en interrogatoire. Quelques questions suffisent pour observer l’organisation, le sens des priorités et la relation avec les patients.

Pourquoi souhaitez-vous rejoindre cette officine ?
Quelle mission maîtrisez-vous le mieux ?
Dans quel domaine avez-vous encore besoin d’accompagnement ?
Comment réagissez-vous face à une forte affluence ?
Pouvez-vous donner un exemple de difficulté rencontrée avec un patient ?
Comment organisez-vous vos priorités lorsque plusieurs demandes arrivent en même temps ?
Quelle responsabilité complémentaire aimeriez-vous prendre ?

L’intérêt se trouve autant dans le contenu de la réponse que dans la manière dont le candidat explique une situation concrète.

6. Comparer les candidats sur les mêmes critères

Après plusieurs entretiens, les impressions peuvent se mélanger. Une grille commune permet de conserver les informations importantes et d’éviter qu’un candidat soit retenu uniquement parce que l’échange a été plus fluide ou plus récent.

compatibilité du planning ;
expérience en officine ;
niveau d’autonomie sur les missions prioritaires ;
organisation et capacité à hiérarchiser ;
relation avec les patients ;
travail en équipe ;
motivation pour le poste ;
points forts ;
points de vigilance ;
besoin d’accompagnement à l’arrivée.

La grille ne remplace pas la décision du titulaire. Elle permet de l’appuyer sur des éléments comparables et de préparer plus facilement la suite du recrutement.

7. Préparer l’intégration dès l’entretien

Les réponses recueillies pendant l’entretien donnent déjà les premières indications utiles pour l’intégration. Si le candidat est expérimenté mais doit être accompagné sur un logiciel, une mission ou une organisation interne, ce besoin peut être anticipé avant son arrivée.

désigner la personne qui accompagnera le nouveau salarié ;
préparer les accès et les outils nécessaires ;
présenter les procédures importantes de l’officine ;
organiser les premiers jours et les points de suivi ;
prévoir une montée en autonomie progressive sur les missions identifiées.

La grille d’entretien Excel offerte

Fidoriphie met à disposition une grille d’entretien conçue pour les recrutements en officine. Elle regroupe les informations générales, les disponibilités, l’expérience, le niveau d’autonomie, les missions préférées, les questions standardisées et l’évaluation finale.

Elle peut être utilisée telle quelle pendant les entretiens. Un onglet d’instructions permet également de préparer son automatisation vers un tableau de suivi des candidats.

Conseil : conservez une fiche par candidat et complétez-la immédiatement après chaque entretien, lorsque les réponses et les impressions sont encore précises.

Besoin d’aide pour votre prochain recrutement ?

Fidoriphie accompagne les pharmacies dans l’organisation de leurs recrutements : préparation du besoin, diffusion de l’annonce, présélection des candidatures, organisation des premiers échanges et suivi administratif.

Découvrir le forfait recrutement confort

Pour suivre chaque semaine nos actualités, conseils pratiques et réflexions autour de l’organisation de l’officine, retrouvez Fidoriphie sur LinkedIn et abonnez-vous à Fidoriphie Hebdo Officines.