N° 58 fidoriphie hebdo officines | Planning d’officine : 8 formules Excel prêtes à copier pour automatiser vos contrôles avant diffusion
Construire un planning d’officine ne consiste pas seulement à répartir les horaires entre les membres de l’équipe. Avant de le communiquer, il faut également vérifier les durées de travail, les pauses, les temps de repos, les absences, le nombre d’heures réalisées et la présence des compétences nécessaires au fonctionnement de l’officine.
Lorsque ces contrôles sont effectués manuellement, une erreur peut facilement passer inaperçue : repos insuffisant entre deux vacations, absence oubliée, dépassement d’heures ou absence de pharmacien sur un créneau.
Quelques formules Excel simples permettent d’automatiser une grande partie de ces vérifications. Sans transformer le planning en outil complexe, elles peuvent signaler les principales anomalies grâce à des cellules colorées et à des alertes faciles à repérer.
Voici 8 formules prêtes à copier et à adapter pour faciliter le contrôle d’un planning avant sa diffusion à l’équipe.
Préparer le tableau Excel
Dans cet exemple, chaque ligne correspond à une vacation :
- Colonne A : salarié
- Colonne B : date
- Colonne C : heure de début
- Colonne D : heure de fin
- Colonne E : durée de pause
- Colonne F : temps de travail
- Colonne G : fonction
- Colonne H : total hebdomadaire
- Colonne I : heures au-delà de 35 heures
Les cellules contenant des durées doivent être affichées au format [h]:mm.
Pour que le contrôle du repos entre deux vacations fonctionne correctement, les lignes doivent être classées par salarié, puis par date et par heure.
Formule n°1 : calculer automatiquement le temps de travail
La première formule calcule la durée réellement travaillée après déduction de la pause :
=MOD(D2-C2;1)-E2
Elle doit être placée dans la colonne F.
Par exemple, pour une vacation de 9 h à 18 h avec une heure de pause, le résultat affiché sera de 8 heures.
Cette formule évite de recalculer manuellement la durée de chaque vacation et fournit une base fiable pour les contrôles suivants.
Formule n°2 : repérer une journée supérieure à 10 heures
La durée quotidienne de travail effectif est en principe limitée à 10 heures.
La formule suivante permet de repérer les dépassements :
=F2>10/24
Elle peut être utilisée dans une règle de mise en forme conditionnelle. Lorsque le résultat est VRAI, la cellule contenant la durée de travail apparaît en rouge.
Cette alerte ne remplace pas l’étude des éventuelles dérogations applicables, mais elle permet d’identifier immédiatement les journées qui nécessitent une vérification.
Formule n°3 : vérifier la pause obligatoire
Lorsqu’un salarié atteint 6 heures de travail, il doit en principe bénéficier d’une pause minimale de 20 minutes consécutives.
La formule suivante signale une pause insuffisante :
=ET(F2>=6/24;E2<20/1440)
Lorsque le résultat est VRAI, la cellule peut être affichée en rouge.
La formule contrôle simultanément la durée de travail et la durée de pause renseignée dans le planning.
Formule n°4 : vérifier les 11 heures de repos entre deux vacations
Le repos quotidien minimal entre deux journées de travail est en principe de 11 heures consécutives.
La formule suivante compare directement la fin de la vacation précédente avec le début de la suivante :
=ET(A2=A1;(B2+C2)-(B1+D1)<11/24)
Cette formule peut être utilisée dans une mise en forme conditionnelle appliquée à la cellule contenant l’heure de début.
Si le salarié est le même que sur la ligne précédente et que le repos calculé est inférieur à 11 heures, l’heure de début apparaît en rouge.
Formule n°5 : calculer le total d’heures de la semaine
La formule suivante additionne toutes les vacations réalisées par un même salarié au cours de la même semaine :
=SOMMEPROD(($A$2:$A$500=A2)*(ANNEE($B$2:$B$500)=ANNEE(B2))*(NO.SEMAINE.ISO($B$2:$B$500)=NO.SEMAINE.ISO(B2))*$F$2:$F$500)
Elle doit être placée dans la colonne H.
Le total hebdomadaire est alors automatiquement recalculé lorsque des horaires sont ajoutés ou modifiés.
Une mise en forme conditionnelle rouge peut être appliquée lorsque le résultat dépasse 48 heures :
=H2>48/24
La durée maximale de travail est en principe fixée à 48 heures au cours d’une même semaine.
Formule n°6 : faire apparaître les heures au-delà de 35 heures
La durée légale de référence d’un salarié à temps complet est de 35 heures par semaine.
La formule suivante affiche uniquement les heures dépassant ce seuil :
=MAX(0;H2-35/24)
Elle doit être placée dans la colonne I.
Une mise en forme jaune peut être appliquée dès que le résultat est supérieur à zéro.
Dépasser 35 heures ne signifie pas automatiquement que le planning est irrégulier. Ces heures doivent toutefois être identifiées, suivies et correctement transmises lors de la préparation des variables de paie.
Pour un salarié à temps partiel, le contrôle doit être adapté à la durée inscrite dans son contrat afin d’identifier les éventuelles heures complémentaires.
Formule n°7 : vérifier qu’un salarié planifié n’est pas absent
Pour automatiser ce contrôle, un second onglet intitulé Absences peut contenir :
- Colonne A : salarié
- Colonne B : date de début
- Colonne C : date de fin
La formule suivante vérifie si le salarié est absent à la date planifiée :
=NB.SI.ENS(Absences!$A:$A;A2;Absences!$B:$B;"<="&B2;Absences!$C:$C;">="&B2)>0
Lorsque le résultat est VRAI, la ligne doit être contrôlée.
L’onglet peut regrouper les congés payés, les arrêts, les formations, les indisponibilités et les autres absences déjà connues.
Formule n°8 : vérifier la présence d’un pharmacien sur le créneau
La présence des compétences nécessaires doit être contrôlée avant la diffusion du planning.
La formule suivante vérifie qu’au moins un salarié identifié comme « Pharmacien » est présent à la date et à l’heure concernées :
=NB.SI.ENS($B:$B;B2;$C:$C;"<="&C2;$D:$D;">"&C2;$G:$G;"Pharmacien")=0
Un résultat VRAI signifie qu’aucun pharmacien n’a été détecté sur le créneau.
Le même principe peut être adapté pour contrôler la présence d’un préparateur, d’un référent ou d’un collaborateur habilité à assurer une mission particulière.
Les derniers contrôles à réaliser avant la diffusion
Une fois les principales anomalies détectées par les formules, une dernière lecture du planning reste nécessaire.
Il convient notamment de vérifier :
- la couverture des horaires d’ouverture de l’officine ;
- la cohérence des effectifs avec les périodes d’activité ;
- la répartition des ouvertures, fermetures et samedis ;
- les éventuels dimanches ou jours de garde ;
- les demandes ponctuelles validées avec les salariés ;
- la cohérence entre le planning, les contrats et les absences enregistrées.
Les horaires sensibles peuvent également être identifiés par une couleur afin de vérifier visuellement qu’ils sont répartis de manière équilibrée au sein de l’équipe.
Des formules utiles, mais à adapter à chaque officine
Ces 8 formules permettent d’automatiser les contrôles les plus courants et de sécuriser la préparation du planning avant sa communication.
Elles doivent néanmoins être adaptées à l’organisation de l’officine, aux contrats de travail, aux salariés à temps partiel et aux éventuelles dispositions conventionnelles applicables.
À titre de repère, le Code du travail prévoit notamment :
- un repos quotidien minimal de 11 heures consécutives ;
- une pause minimale de 20 minutes lorsque le temps de travail atteint 6 heures ;
- un repos hebdomadaire minimal de 24 heures auquel s’ajoute le repos quotidien, soit généralement 35 heures consécutives ;
- une durée quotidienne de travail effectif généralement limitée à 10 heures ;
- une durée maximale de 48 heures au cours d’une même semaine.
Les alertes Excel constituent donc une première sécurité. Elles facilitent le contrôle, mais ne dispensent pas de vérifier les contrats, les absences, les besoins réels de l’officine et les règles applicables à chaque situation.
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