N° 60 fidoriphie hebdo officines | Vous venez d’embaucher un salarié ? Les 7 démarches à ne pas oublier après son arrivée
Le contrat est signé, le planning est organisé et le nouveau salarié a pris son poste.
L’essentiel semble fait. Pourtant, quelques démarches administratives restent généralement à finaliser après son arrivée : inscription au registre du personnel, affiliation à la mutuelle et à la prévoyance, suivi par la médecine du travail, vérification des diplômes, création des accès informatiques ou encore surveillance de la période d’essai.
Lorsque plusieurs interlocuteurs interviennent — titulaire, cabinet comptable, gestionnaire de paie, organisme assureur ou service de santé au travail — il peut être difficile de savoir précisément ce qui a déjà été réalisé.
Une checklist simple permet alors de suivre chaque étape sereinement et de conserver les justificatifs correspondants.
1. Compléter le registre unique du personnel
Chaque nouveau salarié doit être inscrit dans le registre unique du personnel dès son embauche, en respectant l’ordre chronologique des arrivées.
Cette inscription comprend notamment :
- ses nom et prénoms ;
- sa nationalité ;
- sa date de naissance ;
- son sexe ;
- son emploi ;
- sa qualification ;
- ses dates d’entrée et de sortie ;
- la nature de son contrat ;
- les éventuelles mentions particulières liées à sa situation.
Le registre peut être tenu sur papier ou sous forme numérique, à condition de respecter les règles applicables à sa présentation et à sa conservation.
Un point mérite d’être rappelé : la Déclaration préalable à l’embauche et l’inscription au registre unique du personnel sont deux formalités différentes. La transmission de la DPAE ne complète donc pas automatiquement le registre.
Lorsque ces démarches sont confiées à un cabinet comptable ou à un gestionnaire de paie, il peut être utile de récupérer la confirmation de la DPAE tout en vérifiant séparément que le registre a bien été complété dans l’officine.
2. Finaliser l’affiliation à la mutuelle
Le nouveau salarié doit, en principe, être affilié au régime collectif de frais de santé mis en place dans l’officine.
Pour finaliser son dossier, il peut être nécessaire de :
- transmettre un bulletin d’adhésion ;
- recueillir les justificatifs demandés ;
- enregistrer ses éventuels ayants droit ;
- lui remettre la notice d’information ;
- vérifier la prise en compte de son affiliation par l’organisme.
Certaines situations permettent au salarié de demander une dispense d’adhésion à la mutuelle.
Dans ce cas, la demande gagne à être formalisée par écrit et accompagnée des justificatifs nécessaires. Leur conservation dans le dossier du salarié permettra de retrouver facilement les éléments ayant permis d’accepter la dispense.
3. Affilier le salarié au régime de prévoyance souscrit par l’employeur
La mutuelle et la prévoyance correspondent à deux protections différentes.
La mutuelle intervient principalement dans le remboursement des frais de santé. La prévoyance peut notamment prévoir des garanties en cas de décès, d’incapacité de travail ou d’invalidité.
Dans la pharmacie d’officine, l’employeur doit disposer d’un contrat collectif de prévoyance conforme aux dispositions de la convention collective.
Il existe donc deux niveaux de vérification :
Du côté de l’officine
L’employeur souscrit le contrat collectif auprès d’un organisme assureur et s’assure que les garanties correspondent aux obligations conventionnelles applicables.
Du côté du nouveau salarié
Après son embauche, le salarié doit être affilié au contrat collectif de l’officine en fonction de sa catégorie professionnelle.
Il est alors utile de vérifier :
- son statut de cadre, assimilé cadre ou non-cadre ;
- la catégorie de prévoyance qui lui correspond ;
- la transmission de son affiliation à l’organisme ;
- le paramétrage des cotisations dans le logiciel de paie ;
- la remise de la notice d’information.
La souscription du contrat relève donc de l’employeur, tandis que l’affiliation concerne individuellement chaque salarié recruté.
Un contrôle du premier bulletin de salaire peut également permettre de repérer rapidement une éventuelle erreur de catégorie ou de cotisation.
4. Organiser le suivi par la médecine du travail
La Déclaration préalable à l’embauche participe aux formalités réalisées lors du recrutement, mais elle ne dispense pas l’employeur d’organiser le suivi individuel du salarié par le service de prévention et de santé au travail.
Selon le poste occupé et la situation du salarié, celui-ci pourra bénéficier :
- d’une visite d’information et de prévention ;
- ou d’un suivi individuel renforcé lorsque son poste présente des risques particuliers.
Les délais et les modalités peuvent varier selon la situation. Une dispense de nouvelle visite peut également être possible lorsque le salarié a récemment bénéficié d’un suivi équivalent et que les conditions réglementaires sont réunies.
Pour faciliter le suivi du dossier, il est possible de conserver ensemble :
- la demande de rendez-vous ;
- la convocation ;
- l’attestation de suivi ;
- les éventuelles préconisations du professionnel de santé.
L’objectif est surtout de pouvoir retrouver rapidement la date du dernier suivi et la prochaine échéance à prévoir.
5. Vérifier les diplômes et les autorisations d’exercice
En officine, certains postes nécessitent une qualification, un diplôme ou une autorisation particulière.
Selon le profil recruté, le dossier du salarié peut notamment comprendre :
- une copie de son diplôme ;
- une attestation provisoire de réussite ;
- un certificat de scolarité ;
- une carte d’étudiant en cours de validité ;
- une attestation autorisant l’exercice de certaines fonctions ;
- un certificat d’inscription à l’Ordre pour un pharmacien ;
- un certificat de remplacement lorsqu’il est nécessaire.
Pour un pharmacien adjoint, le titulaire s’assure notamment de son inscription effective au tableau de l’Ordre et demande un justificatif.
Pour un étudiant en pharmacie, les fonctions pouvant lui être confiées dépendent notamment de son niveau d’études et des attestations qu’il possède.
Cette vérification permet à la fois de sécuriser le dossier administratif du salarié et de confirmer les missions qu’il pourra effectivement exercer dans l’officine.
6. Préparer les accès informatiques utiles au poste
Le premier jour, les accès aux outils sont parfois créés dans l’urgence. Pourtant, quelques minutes consacrées à leur organisation peuvent éviter l’utilisation de comptes partagés ou l’attribution de droits trop étendus.
Selon les missions du salarié, il peut être nécessaire de prévoir un accès à certains outils :
- logiciel de gestion de l’officine ;
- messagerie professionnelle ;
- planning ;
- dossiers partagés ;
- outils de commande ;
- plateformes des laboratoires ;
- coffre-fort ou portail documentaire ;
- logiciels administratifs ou comptables.
Lorsque l’outil le permet, un identifiant individuel facilite la traçabilité et la gestion des droits.
Une petite fiche interne peut également recenser :
- les accès créés ;
- les droits attribués ;
- la date de création ;
- la personne ayant réalisé le paramétrage ;
- les accès à modifier ou à supprimer lors d’un changement de poste ou d’un départ.
Cette organisation est particulièrement utile pour les outils donnant accès à des informations relatives aux patients, aux salariés ou à la gestion financière de l’officine.
7. Programmer le suivi de la période d’essai
Lorsqu’une période d’essai est prévue, sa date de fin peut être calculée et enregistrée dès l’arrivée du salarié.
La période d’essai ne s’applique pas automatiquement : elle doit être expressément mentionnée dans le contrat de travail ou dans la lettre d’engagement.
Sa durée dépend notamment :
- du type de contrat ;
- de la classification du salarié ;
- de son statut ;
- des dispositions conventionnelles applicables ;
- d’un précédent CDD, d’une mission d’intérim ou d’un stage éventuellement réalisé dans l’officine.
Dans la branche de la pharmacie d’officine, la période d’essai d’un salarié non-cadre ou assimilé cadre recruté en CDI est notamment limitée à deux mois et n’est pas renouvelable. Des dispositions particulières s’appliquent aux cadres et aux CDD.
Deux rappels dans le calendrier peuvent faciliter son suivi :
- un premier rappel pour organiser un échange avec le salarié ;
- un second avant l’échéance, afin de tenir compte du délai de prévenance si une décision doit être prise.
Ce suivi n’a pas nécessairement vocation à préparer une rupture. Il peut simplement permettre de faire un point sur l’intégration, les missions confiées, les besoins de formation et les éventuelles difficultés rencontrées.
Le tableau récapitulatif à copier dans votre suivi administratif
| Démarche à suivre | Moment conseillé | Documents ou justificatifs à conserver | Interlocuteur | Suivi |
|---|---|---|---|---|
| Vérifier la transmission de la DPAE | Avant la prise de poste | Accusé de réception de la DPAE | Titulaire / Gestionnaire de paie | ☐ |
| Inscrire le salarié dans le registre unique du personnel | Dès l’embauche | Registre complété | Titulaire / Gestion administrative | ☐ |
| Constituer le dossier administratif du salarié | Dès son arrivée | Contrat, coordonnées, RIB et documents utiles | Gestion administrative | ☐ |
| Vérifier le diplôme ou l’autorisation d’exercice | Avant la prise des fonctions concernées | Diplôme, attestation ou certificat | Titulaire | ☐ |
| Vérifier l’inscription à l’Ordre du pharmacien | Avant l’exercice effectif | Justificatif d’inscription | Titulaire | ☐ |
| Affilier le salarié à la mutuelle | Dès l’embauche | Bulletin et confirmation d’affiliation | Gestion administrative / Paie | ☐ |
| Enregistrer une éventuelle dispense de mutuelle | Dès la demande du salarié | Demande écrite et justificatifs | Gestion administrative / Paie | ☐ |
| Vérifier que l’officine dispose d’un contrat collectif de prévoyance conforme | Avant l’embauche ou lors de la mise en place du régime | Contrat et tableau des garanties | Employeur | ☐ |
| Affilier le salarié au régime collectif de prévoyance | Dès l’embauche | Bulletin ou confirmation d’affiliation | Employeur / Paie | ☐ |
| Vérifier la catégorie et les cotisations de prévoyance | Lors de la première paie | Paramétrage et bulletin de salaire contrôlé | Gestionnaire de paie | ☐ |
| Remettre les notices relatives à la mutuelle et à la prévoyance | Lors de l’affiliation | Notices et preuve de remise | Employeur / Gestion administrative | ☐ |
| Organiser le suivi par la médecine du travail | Dès l’embauche, selon la situation | Demande, convocation et attestation de suivi | Titulaire / Gestion administrative | ☐ |
| Créer les accès informatiques individuels | Avant ou le jour de l’arrivée | Liste des accès et des droits attribués | Titulaire / Référent informatique | ☐ |
| Présenter les consignes de confidentialité et de sécurité | Lors de l’intégration | Charte ou document interne, si applicable | Titulaire | ☐ |
| Calculer la date de fin de la période d’essai | Dès la signature du contrat | Contrat et calendrier de suivi | Gestion administrative / Paie | ☐ |
| Programmer un point avant la fin de la période d’essai | Dès l’arrivée | Rappel dans le calendrier administratif | Titulaire / Responsable | ☐ |
| Réaliser un bilan d’intégration | Avant l’échéance de la période d’essai | Compte rendu ou fiche de suivi | Titulaire / Responsable | ☐ |
Une checklist pour suivre l’embauche plus sereinement
Après l’arrivée d’un salarié, les démarches sont souvent réparties entre plusieurs interlocuteurs : titulaire, cabinet comptable, gestionnaire de paie, organisme assureur, médecine du travail ou prestataire informatique.
Chacun peut avoir réalisé une partie du dossier sans que l’information soit immédiatement centralisée.
Une checklist unique, datée et conservée dans le dossier du salarié permet de retrouver plus facilement :
- les démarches déjà effectuées ;
- les documents restant à transmettre ;
- les confirmations reçues ;
- les prochaines échéances ;
- l’interlocuteur chargé de chaque étape.
Elle offre également une base simple à réutiliser lors de chaque nouvelle embauche.
Fidoriphie accompagne les pharmacies dans leur gestion administrative quotidienne : constitution et suivi des dossiers salariés, contrôle des documents, organisation des échéances, préparation des éléments destinés au gestionnaire de paie et suivi des formalités administratives.
Les informations présentées dans cet article sont générales. Les démarches et les délais doivent être adaptés au contrat, au poste occupé, à la situation du salarié et aux textes applicables au moment de l’embauche.
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