Comment fonctionne l’accompagnement fidoria ?
Une organisation simple, humaine et pensée pour le quotidien des officines.
Pourquoi externaliser certaines tâches ?
Le quotidien d’une pharmacie laisse peu de place aux tâches administratives.
Entre les coopérations commerciales, les rapprochements de factures, l’organisation des équipes, les réclamations fournisseurs, la communication ou les nombreuses sollicitations quotidiennes, l’administratif s’accumule rapidement.
Fidoriphie intervient comme un véritable partenaire de votre officine afin de prendre en charge une partie de cette organisation et vous permettre de vous concentrer pleinement sur votre métier et vos patients.
Notre objectif n’est pas de remplacer votre équipe, mais de lui apporter un soutien opérationnel durable, grâce à une gestionnaire dédiée, une organisation personnalisée et des méthodes de travail simples.
Pourquoi proposer plusieurs accompagnements?
Les besoins d’une officine évoluent tout au long de l’année.
Certaines pharmacies recherchent principalement un soutien administratif.
D’autres souhaitent renforcer leur organisation RH ou développer leur visibilité auprès des patients.
C’est pourquoi Fidoriphie propose trois accompagnements complémentaires :
- Gestion administrative.
- Accompagnement RH.
- Présence digitale.
Vous choisissez uniquement les services dont votre officine a réellement besoin.
Une méthode de travail simple et fluide
Chez Fidoriphie, nous cherchons avant tout à vous faire gagner du temps.
Notre objectif n’est pas de vous imposer des outils complexes ou des logiciels difficiles à prendre en main.
Nous privilégions des outils simples, largement utilisés et faciles à prendre en main afin de nous intégrer naturellement au fonctionnement de votre pharmacie, sans imposer de nouveaux logiciels complexes.
Nous utilisons principalement Teams pour les réunions, OneDrive pour le partage des dossiers, Excel pour les tableaux de suivi et Word pour les documents partagés.
La majorité des entreprises connaissent déjà ces outils, ce qui permet une mise en place rapide et fluide.
De notre côté, nous utilisons également nos propres outils internes lorsque cela est nécessaire pour optimiser l’organisation et le suivi.
Et concernant la facturation électronique ?
Conformément aux évolutions législatives, un logiciel de facturation en ligne sera utilisé au nom de votre entreprise.
Ce compte vous appartient entièrement et constitue votre interface avec vos clients, vos fournisseurs, vos distributeurs et vos différents partenaires.
Nous vous accompagnons simplement dans son utilisation au quotidien.
Une communication adaptée à votre fonctionnement
Chaque officine possède ses propres habitudes de fonctionnement.
C’est pourquoi nous définissons ensemble le mode de communication le plus adapté : WhatsApp, mail, Teams, téléphone, SMS ou combinaison de plusieurs solutions.
L’objectif est simple : être disponible rapidement et efficacement.
Et bien entendu, en cas d’urgence, nous restons joignables directement.
Comment démarre la collaboration ?
1. Premier contact avec Fidoriphie
Un premier échange par téléphone, mail ou formulaire permet de comprendre rapidement votre activité et vos besoins.
2. Entretien découverte
Un rendez-vous est ensuite organisé afin d’échanger sur votre fonctionnement, d’identifier vos besoins, de présenter les différents forfaits et de déterminer l’organisation la plus adaptée à votre activité.
3. Validation de la collaboration
Une fois le forfait et l’organisation définis, la collaboration peut démarrer rapidement.
4. Mise en place des accès et de l’organisation
Nous récupérons progressivement les accès nécessaires, les documents utiles, les habitudes de fonctionnement, les besoins récurrents et les différents process déjà en place.
5. Phase de transition et d’organisation
Pendant les premiers jours ou premières semaines, nous pouvons être amenés à vous solliciter ponctuellement afin de récupérer certaines informations, compléter certains dossiers ou clarifier certains suivis.
L’objectif est ensuite de vous soulager progressivement du maximum de tâches possibles.
6. Une collaboration installée dans le quotidien
Une fois l’organisation en place, Fidoriphie devient un véritable appui opérationnel du quotidien.
Combien de temps faut-il pour mettre en place l’organisation ?
La mise en place peut démarrer très rapidement.
En revanche, le temps nécessaire pour atteindre une organisation totalement fluide dépend de plusieurs éléments : la taille de la structure, l’état de l’administratif existant, les accès disponibles, les process déjà en place et le forfait choisi.
Une structure déjà organisée, avec ses accès disponibles et peu de retard administratif, peut être opérationnelle en quelques jours seulement.
À l’inverse, une entreprise ayant accumulé plusieurs semaines ou mois de retard administratif demandera naturellement davantage de temps pour récupérer les accès, remettre à jour les dossiers, récupérer certains documents ou réorganiser les suivis.
Pendant cette période, nous prenons progressivement le relais afin de vous soulager au maximum, même si certaines informations pourront encore vous être demandées le temps de stabiliser l’organisation.
Et au quotidien, comment cela se passe ?
Une fois l’organisation mise en place, Fidoriphie gère les tâches prévues dans votre forfait mais reste également disponible pour les besoins qui apparaissent naturellement dans la vie quotidienne d’une entreprise.
Il peut par exemple s’agir d’un point rapide sur une réclamation en cours, d’une demande de facture suite à un devis validé, d’une recherche de nouveau prestataire, de la création d’un document, de la récupération d’une pièce administrative ou encore du suivi d’un dossier fournisseur ou client.
Exemple concret d’une semaine avec Fidoriphie
Lundi
Point rapide sur les priorités de la semaine, suivi des coopérations commerciales en cours et traitement de plusieurs réclamations fournisseurs.
Mardi
Mise à jour du planning suite à une absence imprévue, préparation des variables de paie et suivi des demandes de congés.
Mercredi
Rapprochement des bons de livraison, des factures et des LCR, puis suivi des écarts constatés avec les fournisseurs concernés.
Jeudi
Mise à jour de la fiche Google Business Profile, réponse aux avis des patients et préparation d’une publication concernant une campagne de prévention ou un nouveau service proposé par l’officine.
Vendredi
Point d’avancement avec le titulaire, suivi des dossiers en cours et préparation des actions de la semaine suivante afin d’anticiper les échéances importantes.
Comment fonctionne l’accompagnement RH au quotidien ?
Certaines officines se demandent naturellement comment gérer des plannings, des absences ou des demandes de congés à distance.
En réalité, le fonctionnement reste souvent beaucoup plus simple qu’on ne l’imagine.
L’objectif n’est pas de compliquer votre organisation avec des logiciels lourds ou des process rigides, mais au contraire de mettre en place une méthode claire, fluide et adaptée à votre équipe.
Deux fonctionnements sont possibles.
Vous pouvez rester l’interlocuteur principal et nous transmettre simplement les informations concernant les congés, absences, changements de planning ou remplacements au fil de l’eau.
Ou bien Fidoriphie peut devenir un relais organisationnel du quotidien, avec des salariés qui nous contactent directement pour certaines demandes simples via WhatsApp ou via une méthode définie ensemble.
Dans tous les cas, vous gardez toujours le contrôle de votre organisation.
Vous pouvez conserver la validation finale des congés, garder la décision sur certains changements ou demander un point avant validation.
L’objectif reste surtout de vous soulager du flux quotidien de petites demandes qui interrompent constamment votre activité.
Le plus important est surtout de mettre en place des process simples, un mode de communication clair et une organisation fluide pour toute l’équipe.
Comment fonctionne la visibilité digitale avec Fidoriphie ?
Chez Fidoriphie, notre objectif n’est pas simplement de publier du contenu sur les réseaux sociaux.
Nous accompagnons les pharmacies dans la gestion et le développement de leur présence digitale afin de renforcer leur visibilité, leur crédibilité et la confiance des patients.
Chaque collaboration débute par un diagnostic de votre présence en ligne. Nous analysons notamment votre fiche Google Business Profile, vos réseaux sociaux, la cohérence de vos informations, votre communication actuelle ainsi que votre visibilité locale.
À partir de cette analyse, nous mettons en place l’accompagnement le plus adapté à votre officine.
Pour les pharmacies souhaitant simplement maintenir une présence en ligne professionnelle, nous assurons la mise à jour de vos informations, la gestion de votre fiche Google Business Profile, la réponse aux avis des patients ainsi qu’une communication régulière sur vos principales plateformes.
Pour les pharmacies souhaitant développer davantage leur visibilité, nous élaborons une véritable stratégie de communication avec un planning éditorial personnalisé, la création de contenus, la mise en avant de vos services, de vos actualités et de vos campagnes de communication, tout en assurant l’ensemble des publications.
Selon votre fonctionnement, les contenus peuvent être validés avant leur diffusion ou publiés directement selon l’organisation définie ensemble.
Notre objectif reste toujours le même : vous permettre de bénéficier d’une communication professionnelle et régulière, sans mobiliser votre équipe au quotidien.
Vous restez maître de votre communication. Fidoriphie prend en charge son organisation, sa création et son suivi au quotidien.
Fidoriphie Pharmacie : un appui pensé pour le quotidien officinal
Soyons clairs : Fidoriphie n’est pas un logiciel de gestion supplémentaire.
Nous connaissons le quotidien des pharmacies.
Une journée peut rapidement ressembler à cela : une réunion laboratoire, une reprise de produits périmés, une demande urgente d’une alternante, un client qui attend une réponse immédiate, un point stock avant une commande répartiteur, une garde à préparer, un dépôt bancaire à effectuer, une absence imprévue ou encore des réclamations fournisseurs en attente.
Et pendant ce temps, l’administratif continue de s’accumuler.
C’est précisément là que Fidoriphie intervient.
Notre objectif est simple : prendre le relais sur une partie de la charge administrative et organisationnelle du quotidien.
Nous pouvons notamment intervenir sur les rapprochements bancaires, les rapprochements factures et bons de livraison, les réclamations fournisseurs, les coopérations commerciales, les suivis de mises en avant, les tableaux de suivi, certaines procédures internes ou encore certains besoins RH selon les forfaits choisis.
Notre approche reste volontairement simple, humaine et réaliste, avec des méthodes accessibles, des échanges rapides et une organisation claire.
Bien entendu, chaque intervention reste définie dans le cadre des conditions fixées ensemble lors de la collaboration.
Avec ou sans engagement ?
Chez Fidoriphie, nous privilégions des collaborations fondées sur la confiance.
C’est pourquoi nos accompagnements ne sont pas soumis à un engagement de longue durée. Vous restez libre de poursuivre ou non notre collaboration en fonction de vos besoins et de votre satisfaction.
Une durée minimale de 3 mois est toutefois prévue lors de la mise en place d’un accompagnement. Cette période nous permet de découvrir le fonctionnement de votre officine, de récupérer les accès nécessaires, de mettre en place une organisation adaptée et d’intégrer progressivement nos méthodes de travail à votre quotidien.
Les premiers bénéfices d’une organisation externalisée se construisent au fil des semaines. Ce temps est essentiel pour installer une collaboration efficace, durable et réellement utile à votre officine.
À l’issue de cette période, vous restez libre de poursuivre ou non l’accompagnement, avec un préavis de 4 semaines, afin d’assurer une transition sereine et organisée.
Une organisation pensée pour vous le quotidien des officines
Chez Fidoriphie, nous sommes convaincus qu’une organisation simple, une communication fluide et un accompagnement humain permettent aux titulaires de consacrer davantage de temps à leur équipe, à leurs patients et au développement de leur officine.
Notre objectif est de devenir un véritable partenaire de confiance, capable de s’intégrer naturellement à votre fonctionnement et de vous accompagner durablement.