Officine : 6 priorités à anticiper dès la fin août
La rentrée ne commence pas le 1er septembre.
Dès la seconde quinzaine d’août, les équipes se recomposent, les administrations et les partenaires reprennent progressivement leur activité, tandis que les premières échéances de l’automne se rapprochent.
Pour les officines, cette rentrée 2026 comporte également plusieurs nouveautés à ne pas manquer : l’obligation de recevoir les factures électroniques dès le 1er septembre, mais aussi la mise en place d’une compensation de 3 537 euros pour certains stages de six mois en pharmacie officinale.
Dans cet article, retrouvez les six priorités à engager dès la fin août :
- reprendre les dossiers administratifs sans attendre septembre ;
- choisir et organiser sa plateforme de facturation électronique ;
- anticiper les congés de la Toussaint et de Noël ;
- étudier les nouvelles conditions d’accueil d’un étudiant du DES ;
- préparer les besoins saisonniers et l’activité vaccinale ;
- mettre à jour les informations accessibles aux patients.
Avec également une réponse à une question très concrète :
Après avoir choisi sa plateforme de facturation électronique, faudra-t-il prévenir individuellement tous ses fournisseurs ?
Une check-list récapitulative vous attend en fin d’article pour passer rapidement de l’anticipation à l’action.
1. Relancer progressivement les dossiers administratifs
Avant de se projeter sur l’automne, un rapide retour d’expérience permet d’identifier ce qui a bien fonctionné pendant l’été et ce qui devra être amélioré l’année suivante :
- les effectifs étaient-ils suffisants ?
- certaines tâches ont-elles reposé sur une seule personne ?
- quels dossiers ont été reportés ?
- des ruptures ou des surstocks auraient-ils pu être évités ?
- quelles difficultés ne faudrait-il pas reproduire ?
Quelques notes prises dès maintenant seront souvent plus utiles qu’une réflexion menée plusieurs mois après les faits.
La reprise progressive des administrations, des organismes, des laboratoires et des fournisseurs constitue également l’occasion de réactiver les demandes restées sans réponse. Attendre le 1er septembre pour tout reprendre risque de faire coïncider les relances administratives, le retour des salariés, la rentrée scolaire et la préparation de l’activité automnale.
La priorité doit être donnée aux dossiers ayant une incidence financière ou une échéance proche :
- factures et avoirs en attente ;
- écarts entre les bons de livraison et les factures ;
- réclamations auprès des fournisseurs et des laboratoires ;
- opérations de coopération commerciale à facturer ;
- participations non perçues ;
- contrats et documents à renouveler ;
- messages et courriers reçus pendant les congés.
L’objectif n’est pas de tout clôturer avant septembre, mais de retrouver une vision claire des dossiers en cours, des prochaines actions à effectuer et de leurs échéances.
2. Préparer la facturation électronique avant le 1er septembre
La rentrée 2026 marque une échéance administrative majeure : à compter du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir leurs factures électroniques par l’intermédiaire d’une plateforme agréée, quelle que soit leur taille.
À cette même date, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire devront également émettre leurs factures au format électronique. Les microentreprises, TPE et PME disposeront quant à elles d’un délai supplémentaire, jusqu’au 1er septembre 2027, pour respecter l’obligation d’émission et de transmission de leurs données.
Pour les officines, cette réforme nécessite plusieurs vérifications :
- identifier les outils de facturation et de comptabilité déjà utilisés ;
- interroger l’éditeur du logiciel de gestion officinal ;
- échanger avec l’expert-comptable sur l’organisation envisagée ;
- vérifier si une plateforme est comprise dans les abonnements existants ;
- choisir une plateforme officiellement agréée ;
- contrôler ses possibilités d’intégration et d’exportation comptable ;
- définir les droits d’accès des différents utilisateurs ;
- prévoir le circuit de réception, de contrôle et de validation des factures.
Un simple fichier PDF envoyé par e-mail ne constituera pas une facture électronique conforme au nouveau dispositif. Les factures devront transiter par une plateforme figurant sur la liste officielle publiée par la DGFiP.
Le choix ne doit pas reposer uniquement sur le prix ou la notoriété du prestataire. Une offre peu coûteuse, mais mal intégrée au fonctionnement de l’officine, peut générer davantage de saisies et de contrôles manuels.
Avant de souscrire un nouvel abonnement, il est donc essentiel de vérifier si l’éditeur du logiciel, le groupement, la banque ou l’expert-comptable a déjà prévu une solution compatible.
Faudra-t-il prévenir chaque fournisseur ?
En principe, non. Une fois l’accord de désignation signé, la plateforme choisie enregistre l’officine et son adresse électronique de facturation dans l’annuaire central.
Lorsqu’un fournisseur émettra une facture, sa propre plateforme consultera cet annuaire à partir du SIREN ou du SIRET de la pharmacie afin de l’acheminer automatiquement vers la bonne plateforme.
Il restera toutefois prudent de vérifier les informations détenues par les principaux fournisseurs, notamment lorsque la société exploite plusieurs officines ou utilise plusieurs circuits de validation.
3. Anticiper les effectifs jusqu’à Noël
Le retour des congés d’été ne doit pas faire oublier les prochaines périodes sensibles. Les vacances de la Toussaint arriveront rapidement, suivies des congés de Noël, des fêtes de fin d’année et des éventuelles gardes.
Dès la rentrée, il peut être utile de :
- recueillir les souhaits de congés pour la Toussaint et Noël ;
- repérer les risques d’absences simultanées ;
- vérifier les formations et autres absences déjà programmées ;
- anticiper les samedis, les gardes et les jours entourant les fêtes ;
- contacter suffisamment tôt les remplaçants et étudiants disponibles ;
- identifier les périodes pendant lesquelles un renfort sera nécessaire.
La rentrée scolaire peut également entraîner des contraintes ponctuelles pour les salariés ayant des enfants. Il n’existe pas de droit légal général à une absence pour la rentrée scolaire dans le secteur privé. Lorsque l’activité le permet, un décalage exceptionnel de la prise de poste ou un autre aménagement peut néanmoins être envisagé avec l’accord de l’employeur.
Recueillir les besoins en amont permet de concilier, autant que possible, les contraintes familiales et la continuité de l’activité, tout en évitant les demandes de dernière minute.
4. Étudier l’accueil d’un étudiant du DES de pharmacie officinale
La rentrée universitaire 2026 s’accompagne d’une nouveauté pour certaines officines.
À compter du 1er septembre 2026, les structures accueillant un étudiant dans le cadre du diplôme d’études spécialisées de pharmacie officinale peuvent percevoir, sous conditions, une compensation financière. Pour l’année universitaire 2026-2027, son montant est fixé à 3 537 euros pour un stage effectif de six mois.
La compensation est versée par la CPAM au terme du stage, après transmission des justificatifs demandés. Elle concerne les officines dont le titulaire, le pharmacien gérant ou le pharmacien adjoint chargé de l’encadrement est agréé maître de stage. Elle ne s’applique donc pas à tous les stages réalisés en pharmacie. Consulter l’arrêté du 31 juillet 2026
Cette mesure peut encourager les officines à participer à la formation des futurs pharmaciens, mais le stagiaire ne doit pas être considéré comme une simple réponse à un manque d’effectif.
Son accueil nécessite :
- un maître de stage agréé ;
- des objectifs pédagogiques définis ;
- un encadrement disponible ;
- une convention et une gratification conformes ;
- un suivi régulier de sa progression.
Les officines intéressées peuvent se rapprocher de leur faculté de pharmacie afin de connaître les conditions d’agrément, les périodes de stage et les modalités de candidature.
5. Préparer les activités saisonnières
La rentrée constitue une période de transition, et non un passage instantané de l’été à l’hiver.
Selon la région et la météo, certains patients rechercheront encore des protections solaires, des soins après-soleil ou des produits réparateurs. Il peut donc être pertinent de conserver une sélection estivale restreinte tout en préparant progressivement les besoins liés à la rentrée :
- prévention et traitement des poux ;
- fatigue liée à la reprise ;
- stress et troubles du sommeil ;
- vitamines et compléments alimentaires ;
- premières affections saisonnières.
L’objectif n’est pas de multiplier les références, mais de proposer des gammes lisibles et adaptées aux besoins de la patientèle. Un contrôle préalable des stocks, des dates et des rotations permet également d’éviter de reconduire automatiquement des commandes inadaptées.
L’automne marque par ailleurs le retour des campagnes de vaccination et une augmentation progressive de l’activité liée aux infections respiratoires. Sans attendre l’annonce officielle des dates de la campagne automnale 2026 contre la grippe et la Covid-19, l’officine peut déjà :
- consulter le calendrier vaccinal 2026 ;
- vérifier les formations et les habilitations ;
- contrôler l’espace de confidentialité et le matériel ;
- réfléchir aux plages de vaccination ;
- organiser la traçabilité et l’enregistrement des actes ;
- préparer les supports d’information destinés aux patients.
Les pharmaciens peuvent prescrire et administrer aux adultes et aux enfants de 11 ans et plus les vaccins prévus par le calendrier en vigueur, sous réserve des recommandations et exclusions applicables. Assurance Maladie – vaccination par le pharmacien
6. Mettre à jour les informations destinées aux patients
Après les changements d’horaires, les fermetures estivales ou les remplacements, certaines informations peuvent ne plus être à jour.
Quelques vérifications suffisent :
- les horaires affichés sur la devanture ;
- la fiche Google de l’officine ;
- le site internet et les réseaux sociaux ;
- le répondeur téléphonique ;
- l’adresse e-mail et les autres coordonnées de contact ;
- les services proposés ;
- les modalités de prise de rendez-vous ;
- les informations relatives aux gardes ;
- les affiches ou messages encore liés à la période estivale.
Cette mise à jour évite les déplacements inutiles, les appels répétés et les incompréhensions. Elle participe directement à la qualité de l’accueil et à l’image de l’officine.
La check-list express de la rentrée
À engager dès la fin août :
- Faire un rapide bilan de l’organisation estivale
- Recenser et hiérarchiser les dossiers en attente
- Relancer progressivement les administrations et les partenaires
- Contrôler les factures, avoirs, réclamations et participations attendus
- Choisir une plateforme agréée de facturation électronique
- Vérifier son intégration au logiciel officinal et à la comptabilité
- Organiser les droits d’accès et le circuit de validation des factures
- Anticiper les congés de la Toussaint et de Noël
- Identifier les besoins de remplacement ou de renfort
- Étudier, le cas échéant, l’accueil d’un étudiant du DES
- Adapter progressivement les produits saisonniers
- Préparer l’organisation de l’activité vaccinale
- Mettre à jour les informations destinées aux patients
Anticiper pour retrouver de la visibilité
La rentrée ne devrait pas correspondre à la réouverture simultanée de tous les dossiers. Préparée dès la seconde quinzaine d’août, elle peut devenir une période de remise à plat utile : les urgences sont distinguées des actions pouvant être planifiées, les besoins humains sont identifiés et les échéances de l’automne deviennent plus lisibles.
Plutôt que de multiplier les résolutions, l’officine peut retenir trois priorités réalistes pour la fin de l’année : une pour l’équipe, une pour les patients et une pour sa gestion administrative.
Et si cette rentrée marquait aussi le début d’une organisation plus sereine ?
Le forfait de gestion administrative Fidoriphie accompagne les officines dans :
- le suivi des dossiers administratifs ;
- le contrôle des factures, des avoirs et des flux financiers ;
- la gestion des réclamations auprès des fournisseurs et des laboratoires ;
- la facturation et le suivi des coopérations commerciales, BRI, MEA et RFA ;
- la mise en place de tableaux de suivi et d’un reporting régulier.
Chaque accompagnement est adapté à l’organisation, aux outils et aux priorités de l’officine.
Confiez-nous votre gestion administrative, concentrez-vous sur vos patients.
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