N°59 fidoriphie hebdo officines | Classeur administratif de l’officine : avez-vous réuni tous les documents obligatoires et recommandés ?

Entre les documents concernant l’équipe, les contrôles, les contrats, les assurances et les interventions techniques, les informations administratives d’une pharmacie peuvent rapidement se disperser.

Mettre en place un classeur administratif unique, au format papier ou numérique, permet de retrouver plus facilement les documents importants et de gagner du temps lorsqu’une information doit être vérifiée.

Ce classeur n’est pas, en lui-même, imposé par la réglementation. En revanche, certains registres, justificatifs et documents qu’il rassemble sont obligatoires. D’autres sont simplement recommandés pour faciliter l’organisation de l’officine.

Voici un sommaire prêt à reproduire.

Le classeur administratif de l’officine en un coup d’œil

Partie du classeur	Principaux documents à réunir	Statut
1. Personnel	Registre unique du personnel, contrats et avenants, attestations de suivi médical, entretiens de parcours professionnel, formations et suivi des absences	Obligatoire et recommandé selon les documents
2. Contrôles et sécurité	DUERP, registre de sécurité, vérifications électriques, contrôles incendie, suivi des températures et actions correctives	Principalement obligatoire
3. Maintenance et équipements	Contrats de maintenance, rapports d’intervention, garanties, notices, inventaire du matériel et calendrier d’entretien	Obligatoire pour certains contrôles, recommandé pour le reste
4. Assurances	Responsabilité civile professionnelle, attestations, garanties, échéances, déclarations de sinistre et coordonnées des assureurs	Responsabilité civile professionnelle obligatoire
5. Contrats et prestataires	Informatique, logiciels, téléphonie, télésurveillance, nettoyage, déchets, location de matériel et énergie	À conserver pendant la durée des contrats
6. Procédures internes	Sécurité, évacuation, chaîne du froid, ouverture et fermeture, pannes, incidents, remplacements et sauvegardes	Obligatoire ou recommandé selon la procédure

Ce tableau fournit une première vue d’ensemble. Les rubriques suivantes permettent ensuite de vérifier précisément quels documents sont obligatoires, lesquels doivent être conservés lorsqu’ils existent et lesquels sont recommandés pour faciliter l’organisation de l’officine.

1. Personnel

Cette première partie peut regrouper les documents nécessaires au suivi administratif de l’équipe :

le registre unique du personnel (obligatoire dès l’embauche du premier salarié – article L. 1221-13 du Code du travail) ;
les contrats de travail et leurs avenants (obligatoires notamment pour les CDD et les contrats à temps partiel – articles L. 1242-12 et L. 3123-6 du Code du travail) ;
les attestations de suivi délivrées par le service de prévention et de santé au travail (à conserver – article R. 4624-14 du Code du travail) ;
les comptes rendus des entretiens de parcours professionnel (obligatoires selon la périodicité prévue par l’article L. 6315-1 du Code du travail) ;
les justificatifs des formations obligatoires ou réalisées (à conserver lorsqu’une formation est imposée ou financée par l’employeur afin d’en assurer la traçabilité) ;
les documents relatifs aux apprentis, stagiaires et remplaçants (obligatoires lorsqu’ils sont présents dans l’officine, selon leur statut) ;
les fiches de poste (recommandées) ;
le suivi des périodes d’essai (recommandé) ;
le suivi des congés, des absences et des dates de retour prévues (recommandé pour l’organisation, en complément des justificatifs obligatoires lorsqu’ils existent) ;
une liste actualisée des salariés et de leurs coordonnées professionnelles (recommandée).

Les contrats, attestations médicales et autres informations individuelles ne doivent pas être accessibles à toute l’équipe. Ils doivent être placés dans une partie sécurisée, réservée aux seules personnes autorisées.

2. Contrôles et sécurité

Cette rubrique permet de centraliser les contrôles réalisés dans l’officine ainsi que les actions restant à effectuer :

le document unique d’évaluation des risques professionnels, ou DUERP (obligatoire dès le premier salarié – articles R. 4121-1 et L. 4121-3-1 du Code du travail) ;
les versions successives du DUERP (conservation obligatoire pendant au moins 40 ans – article R. 4121-4 du Code du travail) ;
le registre de sécurité de l’établissement recevant du public (obligatoire – article R. 143-44 du Code de la construction et de l’habitation) ;
les rapports de vérification des installations électriques (obligatoires selon les contrôles applicables aux lieux de travail – article R. 4226-16 du Code du travail) ;
les comptes rendus de contrôle des équipements de sécurité et de lutte contre l’incendie (obligatoires lorsqu’ils sont applicables à l’établissement et à reporter dans le registre de sécurité) ;
les rapports de contrôle ou de vérification réalisés par les organismes compétents (à conserver lorsqu’un contrôle est réalisé) ;
le suivi des températures des équipements et des zones de stockage concernés (à conserver lorsque ce suivi est requis par les produits stockés et les procédures de l’officine) ;
un tableau récapitulatif des prochaines vérifications (recommandé) ;
le suivi des anomalies relevées et des actions correctives engagées (recommandé, et à conserver lorsqu’il répond à une obligation de traçabilité).

Un tableau placé au début de cette partie peut indiquer, pour chaque contrôle, sa date de réalisation, sa prochaine échéance, le prestataire concerné et la personne chargée du suivi.

3. Maintenance et équipements

Cette partie rassemble les informations concernant les principaux équipements de l’officine :

les comptes rendus d’entretien et de vérification des équipements de sécurité (obligatoires lorsqu’une vérification réglementaire est prévue) ;
les contrats de maintenance en cours (à conserver pendant toute la durée du contrat) ;
les rapports d’intervention et de dépannage (à conserver lorsqu’ils permettent de justifier une maintenance ou une réparation) ;
les garanties et les factures des équipements importants (recommandées pendant toute la durée de la garantie et de l’utilisation du matériel) ;
les notices essentielles (recommandées) ;
les coordonnées des prestataires techniques (recommandées) ;
un inventaire du matériel informatique, des réfrigérateurs, de la climatisation et des équipements de sécurité(recommandé) ;
un calendrier des prochaines opérations d’entretien (recommandé).

Cette organisation permet de retrouver immédiatement le bon interlocuteur et l’historique des interventions lorsqu’une panne survient.

4. Assurances

Un onglet spécifique peut réunir :

le contrat et l’attestation d’assurance de responsabilité civile professionnelle (assurance obligatoire pour les professionnels de santé exerçant à titre libéral – article L. 1142-2 du Code de la santé publique) ;
les autres contrats d’assurance souscrits par l’officine (à conserver pendant toute leur période de validité) ;
les attestations d’assurance actualisées (à conserver) ;
les conditions particulières et le détail des garanties (à conserver afin de pouvoir vérifier l’étendue de la couverture) ;
les numéros de contrat et les coordonnées des assureurs (recommandés) ;
les dates d’échéance et de renouvellement (recommandées) ;
les procédures à suivre en cas de sinistre (recommandées) ;
les déclarations de sinistre et les échanges avec l’assureur (à conserver lorsqu’un dossier est ouvert).

Une fiche récapitulative placée en première page permet de visualiser rapidement les assurances en cours, leurs échéances et les coordonnées à contacter.

5. Contrats et prestataires

Cette rubrique centralise les principaux engagements de l’officine :

les contrats informatiques et les abonnements aux logiciels (à conserver pendant toute la durée du contrat) ;
les contrats de téléphonie et d’accès à Internet (à conserver pendant toute la durée du contrat) ;
les contrats de télésurveillance et de sécurité (à conserver pendant toute la durée du contrat) ;
les contrats de nettoyage et d’entretien (à conserver pendant toute la durée du contrat) ;
les contrats relatifs à la collecte des déchets (à conserver lorsqu’ils sont applicables à l’officine) ;
les contrats de location ou de maintenance du matériel (à conserver pendant toute la durée du contrat) ;
les contrats d’énergie et les autres abonnements professionnels (à conserver pendant toute la durée du contrat) ;
une fiche précisant la date de début, la durée d’engagement et le délai de résiliation de chaque contrat(recommandée) ;
un calendrier des renouvellements automatiques (recommandé) ;
les coordonnées des prestataires et les références clients (recommandées).

Ce suivi permet notamment d’éviter le renouvellement automatique d’un contrat devenu trop coûteux ou qui ne correspond plus aux besoins de la pharmacie.

6. Procédures internes

La dernière partie peut contenir les procédures utiles au fonctionnement quotidien de l’officine :

les consignes de sécurité et d’évacuation applicables à l’établissement (obligatoires lorsque les conditions prévues par la réglementation sont réunies – notamment articles R. 4227-37 et suivants du Code du travail) ;
les procédures réglementaires liées aux activités réalisées dans l’officine (obligatoires lorsqu’un texte ou une bonne pratique applicable impose une procédure écrite ou une traçabilité) ;
la procédure à suivre en cas de rupture de la chaîne du froid (fortement recommandée afin de sécuriser les produits concernés et de tracer la décision prise) ;
la procédure d’ouverture et de fermeture de l’officine (recommandée) ;
la gestion des clés, des alarmes et des codes d’accès (recommandée, avec un accès limité aux personnes autorisées) ;
la conduite à tenir en cas de panne informatique, électrique ou téléphonique (recommandée) ;
la procédure de déclaration et de suivi d’un incident (recommandée) ;
la fiche d’accueil d’un remplaçant ou d’un nouveau collaborateur (recommandée) ;
l’organisation prévue en cas d’absence imprévue (recommandée) ;
la liste des contacts d’urgence et des prestataires prioritaires (recommandée) ;
les modalités de sauvegarde et de continuité d’accès aux outils numériques (recommandées).

Les procédures doivent rester courtes, compréhensibles et immédiatement applicables par les personnes concernées.

Un classeur vivant, et non une simple archive

Pour rester réellement utile, le classeur administratif doit être mis à jour régulièrement.

Une vérification mensuelle ou trimestrielle peut être programmée afin de :

supprimer ou archiver les documents devenus inutiles (recommandé, dans le respect des durées légales de conservation) ;
ajouter les nouveaux contrats, attestations et comptes rendus (recommandé) ;
contrôler les prochaines échéances (recommandé) ;
actualiser les coordonnées des prestataires (recommandé) ;
vérifier que les procédures correspondent toujours à l’organisation de l’officine (recommandé).

Une page de suivi placée au début du classeur peut simplement mentionner la date de la dernière vérification, les modifications effectuées et les actions restant à réaliser.

Une organisation simple pour retrouver immédiatement la bonne information

L’objectif n’est pas d’accumuler davantage de documents, mais de rassembler les informations réellement utiles dans une organisation claire, sécurisée et connue des personnes concernées.

Qu’il soit physique, numérique ou mixte, ce classeur devient alors un véritable point de repère pour le titulaire, notamment lors d’un contrôle, d’une panne, d’un remplacement ou d’une absence imprévue.

Les obligations applicables peuvent néanmoins varier selon les activités réalisées, les équipements utilisés, l’effectif et la configuration de chaque officine. Ce sommaire constitue donc une base d’organisation à adapter à chaque établissement.

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