N°57 | Le tableau de bord Excel prêt à l’emploi pour piloter la gestion administrative de votre officine
Un outil gratuit à télécharger, à compléter manuellement ou à relier à vos tableaux de suivi.
En quelques minutes, ce tableau de bord permet de voir ce qui doit être traité aujourd’hui, ce qui approche et ce qui risque d’être oublié. Il centralise les informations utiles sans remplacer vos fichiers de suivi existants.
Télécharger gratuitement le tableau de bord administratif Excel
Une seule vue pour organiser sa journée
Les réclamations fournisseurs, les opérations commerciales à déclarer, les factures, les LCR, les prélèvements, les e-mails, les rendez-vous, la paie, la comptabilité ou encore les dépôts bancaires ont chacun leur propre rythme. Le problème n’est pas forcément le manque d’informations. C’est leur dispersion.
Le tableau de bord Fidoriphie a donc été pensé comme un centralisateur. On choisit une date en haut du fichier et les indicateurs se recalculent immédiatement. En mode Aujourd’hui, la date se met à jour seule. En mode Simulation, on peut préparer la journée du lendemain, anticiper un congé ou regarder une semaine à venir.
Ce que le tableau affiche vraiment
L’objectif n’est pas de multiplier les chiffres. Il est de faire remonter uniquement les informations qui déclenchent une décision ou une action.
le nombre de réclamations encore ouvertes et celles à relancer ;
le nombre d’opérations commerciales à déclarer ou à reprendre ;
les e-mails à traiter, avec un repérage des urgences ;
les personnes à recontacter et les rendez-vous de la journée ;
les prochains rendez-vous comptables et commerciaux ;
le nombre et le montant total des factures, LCR et prélèvements de la veille, du jour sélectionné et du lendemain ;
les écarts financiers à contrôler ;
le nombre de jours avant l’envoi des variables de paie, le dépôt comptable, le dépôt bancaire et le prochain planning à préparer ;
le montant d’opérations commerciales restant à récupérer ;
l’état d’actualisation des sources pour savoir si les chiffres sont bien à jour.
Des échéances programmées pour toute l’année
La comptabilité, la paie et la préparation du planning reviennent généralement à des dates proches chaque mois. Dans l’onglet Calendrier annuel, il suffit d’indiquer leur jour habituel : le fichier génère les douze mois et calcule le J moins restant à partir de la date de pilotage.
Le dépôt bancaire suit un rythme différent. Il est programmé chaque semaine selon un jour habituel, par exemple le vendredi. Le classeur génère toutes les dates de l’année et le tableau de bord affiche toujours le prochain dépôt, normalement entre J zéro et J six. Une date exceptionnelle peut être saisie pour décaler une échéance sans modifier les suivantes.
Un centralisateur prêt à se brancher
Le classeur ne cherche pas à recréer tous les outils déjà utilisés dans l’officine. Il prévoit plutôt des zones d’import structurées pour accueillir les données des fichiers sources. Cette organisation permet de conserver les tableaux détaillés là où ils se trouvent tout en disposant d’une synthèse quotidienne unique.
| Source | Ce qui remonte | Connexion proposée |
| Suivi COOP | statut, relance, montant attendu et récupéré | Power Query |
| Réclamations | statut, prochaine relance, responsable | Power Query |
| Factures et LCR | dates, types, montants et écarts | Power Query |
| E-mails | messages à traiter, priorité et échéance | Power Automate ou saisie |
| Rendez-vous | journée, prochains rendez-vous et préparation | Bookings ou Outlook |
| RH | échéances ponctuelles non couvertes par le calendrier | Power Query ou saisie |
Dans Excel, Power Query peut lire les tableaux sources enregistrés sur le réseau, OneDrive ou SharePoint. Une fois les chemins indiqués, la commande Actualiser tout suffit à remettre à jour les indicateurs. L’onglet Connexions permet aussi de noter la dernière actualisation et de repérer une source devenue trop ancienne.
Les rendez-vous peuvent ils être récupérés automatiquement ?
Oui. Les rendez-vous Microsoft Bookings ou Outlook peuvent alimenter le tableau automatiquement grâce à Power Automate. Le principe est simple : lorsqu’un rendez-vous est créé, modifié ou annulé, le flux ajoute ou met à jour la ligne correspondante dans la table des rendez-vous du fichier Excel enregistré sur OneDrive ou SharePoint.
Une catégorie permet ensuite d’identifier les rendez-vous comptables, commerciaux ou internes. Le tableau affiche les rendez-vous du jour et recherche le prochain rendez-vous de chaque catégorie. Le mode d’emploi intégré au classeur décrit les champs à faire correspondre et recommande d’utiliser l’identifiant unique de l’événement pour éviter les doublons.
Cette connexion nécessite une première autorisation Microsoft et la création du flux dans l’environnement de l’officine. Si cette automatisation n’est pas disponible, la zone d’import reste utilisable manuellement : une ligne par rendez-vous suffit.
Une mise en route en quatre temps
1 Paramétrer les dates habituelles. Renseigner les jours mensuels de comptabilité, de paie et de planning, puis le jour hebdomadaire du dépôt bancaire.
2 Identifier les fichiers sources. Noter leur emplacement dans l’onglet Connexions et vérifier que leurs colonnes correspondent aux zones d’import.
3 Créer les connexions utiles. Brancher Power Query pour les fichiers et, si souhaité, Power Automate pour Bookings, Outlook ou les e-mails.
4 Installer le réflexe quotidien. Ouvrir le tableau, vérifier la date, actualiser les données et organiser la journée à partir des priorités affichées.
Ce que l’on gagne au quotidien
Le premier bénéfice est la clarté. Au lieu d’ouvrir plusieurs fichiers et de reconstituer mentalement les priorités, l’équipe dispose d’une vue d’ensemble immédiatement exploitable. Le deuxième est l’anticipation : les échéances apparaissent avant de devenir urgentes. Le troisième est la continuité, car l’information ne dépend plus uniquement de la mémoire de la personne qui suit habituellement le dossier.
Le tableau facilite aussi les points rapides avec l’équipe. On peut répartir les relances, préparer les rendez-vous, contrôler les mouvements financiers et vérifier les tâches qui restent en attente. Il ne fait pas le travail à la place de l’officine, mais il réduit nettement le temps consacré à chercher ce qu’il faut faire.
Un tableau utile reste un tableau alimenté
L’automatisation peut récupérer une grande partie des informations, mais elle ne dispense pas de règles simples : nommer les statuts de la même façon, renseigner les dates de relance, fermer les dossiers terminés et actualiser les sources. Les cellules jaunes du classeur signalent ce qui doit être paramétré. Les lignes bleues sont des exemples à remplacer par les données de l’officine.
Le bon objectif n’est pas d’obtenir un système compliqué. C’est de disposer chaque matin d’une réponse fiable à trois questions : que faut-il traiter aujourd’hui, que faut-il relancer et quelle échéance faut-il préparer ensuite ?
Et si vous n’aviez plus qu’à suivre le tableau ?
Ce tableau de bord permet de visualiser rapidement les tâches à traiter, les relances à effectuer et les prochaines échéances de l’officine.
Mais une fois les informations centralisées, il reste encore à réaliser les actions : traiter les e-mails, suivre les réclamations, déclarer les opérations commerciales, contrôler les factures et les LCR, préparer les éléments comptables ou encore effectuer les relances.
Avec le forfait Gestion administrative de Fidoriphie, une gestionnaire dédiée prend en charge ces missions à distance et alimente quotidiennement votre tableau de bord.
Vous conservez ainsi une vision claire de votre gestion, sans devoir effectuer vous-même l’ensemble des tâches qui se cachent derrière chaque indicateur.
Vous ouvrez le tableau et votre situation administrative est à jour.
Rien de magique, finalement : simplement une gestionnaire dédiée qui suit vos dossiers, réalise les actions nécessaires et vous transmet les informations essentielles.
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